5 claves para mantener elevada la productividad de las reuniones en casa

Se dice que la pandemia ha acelerado la digitalización hasta 5 años. Sin embargo, hay viejos hábitos de los que no siempre las empresas y sus empleados son conscientes que inciden directamente en la productividad.

De hecho, en el mundo latino y mediterráneo, lo que se conoce como “reunionitis” es una de esas cuestiones a mejorar. Seguramente la teoría se conoce: definir unos tiempos, ceñirse a ellos y convocarse cuando realmente es importante. Pero en la práctica, son muchos los estudios que recogen la preocupación por la práctica de reuniones innecesarias.

Las reuniones innecesarias pueden suponer una pérdida de hasta el 40% del tiempo productivo. Por tanto, empleados y directivos deben concentrar sus esfuerzos en la mejora de dichas convocatorias. Con el cambio al trabajo remoto se presenta una oportunidad importante para trabajar en la mutación de hábitos para apostar por otros más productivos.

5 cuestiones a responder antes de hacer una reunión de trabajo

Aunque depende de cada caso, en general, la mejora de las reuniones a distancia -aunque también las presenciales-, podría alcanzarse siguiendo cinco sencillos pasos que vamos a analizar individualmente a continuación:

¿Se necesita esta reunión?

Probablemente es la pregunta más relevante y la que puede exterminar el 99% de la reunionitis de la que hablábamos. Muchísimos encuentros se dan por pura cadencia, por puras dinámicas de rutina.

Sin embargo, si se analiza realmente qué se pretende con dicha reunión y no hay demasiadas conclusiones al respecto, quizás sea mejor aprovechar ese tiempo haciendo tareas más productivas, ¿no?

¿Qué se va a resolver?

Sería una especie del What o el Qué del periodismo aplicado a cualquier sector laboral en el que se requieran reuniones de equipo. Si se tiene ese “qué” bien definido, es probable que en el encuentro se busquen soluciones reales, que todo el equipo pueda participar y se termine la reunión no solo con la sensación de que la misma era necesaria, sino con la idea de que esos encuentros cumplen una función específica y dan resultados reales.

¿Cuánto tiempo es necesario para lograrlo?

Descartadas las reuniones que no tienen un qué, el tiempo que se emplea en las mismas es la segunda cuestión más importante en términos de pérdida de la productividad. Por ello es fundamental que se analice -de forma realista- cuánto tiempo se necesita para resolver la cuestión que se va a tratar en la reunión. Y una vez señalado, darlo a conocer a todo el mundo, tener un buen líder que gestione intervenciones y puntos a tratar, y ceñirse a la duración estipulada.

¿Quiénes son necesarios en la misma?

Aunque es menos frecuente, sí que existen empresas en las que las reuniones se hacen para todo el departamento en cuestión sin pensar en quiénes son realmente las personas imprescindibles en la misma. Por eso, todas las reuniones que hagas en tu compañía a partir de ahora deberían ir orientadas a definir muy bien qué perfiles hacen falta y resultan realmente necesarios para alcanzar el qué del encuentro.

Participación activa y resumen final.

Más que una cuestión a definir es una dinámica a considerar para mejorar el sentimiento del equipo ante las reuniones y permitir que sus conclusiones puedan ser ejecutadas con mayor facilidad. El líder del equipo puede ser quien se encargue de garantizar ambas cosas.

Todavía más ventajas si las reuniones continúan siendo online

En un contexto como el actual, en el que el trabajo remoto es una de las mejores alternativas y ya se han incorporado muchas de las herramientas necesarias para el teletrabajo, las reuniones digitales pueden ofrecer todavía más ventajas que aquellas que se desarrollan presencialmente.

De hecho, si se combinan las claves previas para garantizar la productividad, junto con los pros de los encuentros virtuales, se puede mejorar considerablemente esa percepción negativa de la reunionitis que reina en algunas compañías.

Menos desplazamientos = más tiempo libre
Grabaciones = flexibilidad y consulta posterior
Compartir documentos = trabajo en equipo antes y después de la reunión
Menos reunionitis = aumentan: dinamización, productividad y percepción de felicidad laboral.

Los últimos estudios que se han ido publicando desde que estalló la crisis del coronavirus muestran dos consecuencias muy positivas en el tejido español:

Se ha acelerado la digitalización de manera considerable y los empleados consideran ya la posibilidad de teletrabajar como un incentivo laboral muy interesante.

Por tanto, apostar por lo remoto, incluso invirtiendo en lo que se conoce como tercer espacio, y dotar de herramientas que faciliten la comunicación y productividad desde cualquier lugar es bueno para todas las compañías. Les permitirá no solo mejorar sus cifras de negocio, sino también diferenciarse y conseguir atraer talento.

Y en dicho contexto, cambiar una de las tesis más negativas del ambiente laboral como lo es la reunionitis, servirá para mejorar considerablemente la perspectiva de empresarios y empleados.

Fuente: Pymesyautonomos

Foto: Gabriel Benois via Unsplash